Їржі Філіп Комерційне повідомлення: Сучасна пропозиція на ринку систем управління малим бізнесом дійсно широка. У той же час вибір правильного програмного забезпечення є дійсно важливим рішенням. Зрештою, ви ж не хочете через кілька тижнів виявити, що зробили невідповідний вибір, перейти на інший додаток і навчати всю команду з самого початку. Отже, як орієнтуватися на переповненому ринку та вибрати програмне забезпечення, яке буде рости разом з вами, не відставаючи від останніх тенденцій?
Ознайомтеся з нашими порадами щодо того, як вибрати найкращу систему для вашого бізнесу та яким вимогам має відповідати інформаційне програмне забезпечення.
Навіщо використовувати систему управління малим бізнесом?
Є багато причин, чому компанія повинна використовувати корпоративне програмне забезпечення. Не лише у великих компаніях, де само собою зрозуміло підтримувати організованість усієї компанії та всіх команд. Але також для невеликих компаній, де такий інструмент управління бізнесом може бути потужним інструментом для вдосконалення процесів компанії. Це призводить до підвищення конкурентоспроможності та успіху компанії в довгостроковій перспективі.
Можливо, ваша компанія вже використовує деякі інструменти... один для виставлення рахунків, інший для спілкування, ви керуєте грошовими потоками в Excel, а в іншому Excel у вас є список клієнтів, календар, звіти та інше на папері . Якщо це рішення здається вам дещо хаотичним, тоді шукайте більш повну систему, яка охоплює більшість потреб управління бізнесом в одному місці.
Основні причини, чому навіть невеликі компанії повинні впроваджувати систему управління компанією:
- Підвищення ефективності та продуктивності: Ефективний інформаційна система підприємства дозволяє автоматизувати процеси, зменшити кількість помилок під час ручного введення або копіювання даних і істотно заощадити час. Це призводить до підвищення ефективності та продуктивності працівників і підвищує продуктивність компанії.
- Краще управління часом: Система управління бізнесом полегшує планування та організацію часу, завдань і проектів, дозволяючи співробітникам більше зосереджуватися на своїй роботі та зменшити стрес.
- Більш ефективний обмін інформацією та управління нею: інформаційна система управління допомагає в управлінні даними та інформацією, а також забезпечує кращий доступ і обмін даними між різними відділами та співробітниками. Це покращує співпрацю між співробітниками, а також у вас є всі важливі документи в одному місці, а це означає, що більше не потрібно шукати папери.
- Більш точне та швидке прийняття рішень: Система управління компанією надає інформацію в режимі реального часу про стан проектів і діяльності компанії, що дозволяє швидше та обґрунтованіше приймати рішення.
- Зниження витрат:Інформаційна система для малого бізнесу дозволяє краще планувати та контролювати доходи та витрати, а також допомагає визначити сфери, де витрати можна скоротити.
Які функції шукати в системі управління компанією?
автоматизація
Система управління бізнесом повинна дозволяти автоматизацію повторюваних процесів або простих дій, щоб мінімізувати помилки та втрату часу на повторювані завдання. Автоматизація може включають, наприклад, регулярне виставлення рахунків, нагадування про оплату, автоматичне надсилання електронних листів, створення звітів або створення завдань чи проектів із шаблонів. Таким чином можна зменшити навантаження на працівників, зменшити помилки та підвищити ефективність роботи.
Хмарне зберігання даних
Використання хмарного сховища даних може полегшити та безпечніше обмінюватися даними всередині компанії, все чітко в одному місці. Це також дозволяє отримати доступ до даних з будь-якого місця та в будь-який час, що підвищує ефективність роботи та забезпечує швидкий обмін інформацією. Хмарне зберігання даних також оцінять усі компанії, де члени команди працюють, наприклад, з домашнього офісу.
Управління завданнями
Програмне забезпечення для управління бізнесом повинно дозволяти легко відстежувати та керувати завданнями та їх термінами. Це може включати, наприклад, планування та призначення завдань, відстеження статусу виконання завдань і нагадування про незавершені завдання. Завдяки цьому члени команди можуть більш ефективно розподіляти роботу, стежити за своїм навантаженням і виконувати всі поставлені завдання вчасно.
Управління проектами
Система управління компанією повинна забезпечувати ефективне управління проектом, включаючи планування, координацію та моніторинг прогресу проекту. Це, наприклад, бюджетне планування, ефективність і прибутковість проектів. Така система дозволяє компанії краще керувати своїми проектами та досягати кращих результатів і прибутків.
В ідеалі вибраний інструмент має пропонувати кілька варіантів графічного представлення проектів, таких як дошки Kanban, діаграми Ганта або табличні огляди для чіткої візуалізації проектів, бюджетів, призначення завдань, стану та прогресу.
CRM
Програмне забезпечення для бізнесу також має включати інструменти управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM). Це дозволяє компанії ефективніше спілкуватися з клієнтами та краще керувати їхніми вимогами.
Якщо система дозволяє узгодити CRM з іншими процесами, такими як управління проектами, виставлення рахунків, управління контрактами або планування грошових потоків, в рамках єдиної платформи управління бізнесом, ви можете бачити своїх клієнтів з точки зору 360°.
Управління навантаженням співробітників
Функція управління робочим навантаженням співробітників допоможе вам більш ефективно розподілити роботу між окремими членами команди і таким чином досягти їх оптимального навантаження. Інформаційна система компанії повинна дозволяти планувати час і завдання таким чином, щоб вони розподілялися справедливо і щоб працівники були адекватно завантажені відповідно до їхніх здібностей і результатів роботи. Водночас так і має бути система здатна контролювати навантаження і, якщо необхідно, запропонувати відповідне рішення, наприклад, шляхом перерозподілу завдань або збільшення кількості співробітників у даній команді. Це дозволить підвищити продуктивність і задоволеність працівників, що сприяє довгостроковому успіху компанії.
Поради щодо вибору найкращого програмного забезпечення для малого бізнесу
Вибираючи програмне забезпечення для малого бізнесу, важливо визначити свої потреби та врахувати свій бюджет.
Також враховуйте простоту впровадження та використання програмного забезпечення, можливість інтеграції з іншими системами та програмним забезпеченням, мобільний додаток та складність функцій.
1. Визначте свої потреби:
Перш ніж почати шукати потрібне програмне забезпечення, подумайте, які функції та функції вам потрібні для керування вашим бізнесом.
Майте на увазі, що деякі програми пропонують спеціалізовані функції для певних галузей, а інші є універсальними та можуть бути адаптовані до потреб різних галузей.
2. Простота встановлення та використання програмного забезпечення:
Подумайте, як швидко ви зможете впровадити нове програмне забезпечення у вашому бізнесі та наскільки воно простим у використанні.
Пошук програмного забезпечення з інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом і простим налаштуванням може заощадити час і звести до мінімуму навчання співробітників. В ідеалі програмне забезпечення має онлайн-навчальні посібники та навчальні відео, які допоможуть вам у навчанні, або пропонує консультації, де ви можете проконсультуватися щодо впровадження системи у вашій компанії.
3. Рішення з функцією управління фінансами:
Більш досконале програмне рішення з функціями фінансового управління може допомогти малим підприємствам відстежувати та керувати фінансовими операціями. Це дасть вам загальне уявлення про доходи і витрати в поточний час і в найближчому майбутньому або про виконання бюджетів. Ви можете передбачити розвиток грошового потоку на найближчі місяці, прибутковість проектів і слабкі місця, куди непотрібно витікають гроші в компанії.
4. Можливість інтеграції з іншими системами та програмним забезпеченням:
Подумайте, яке інше програмне забезпечення ви використовуєте та чи нове програмне забезпечення сумісне та чи його можна легко інтегрувати з іншими системами. Таким чином, ключовим є доступний програмований інтерфейс (API). Make також є популярною інтеграційною платформою, яка забезпечує розширену інтеграцію та автоматизацію.
Пошук програмного забезпечення з функціями імпорту та експорту даних може полегшити вашу роботу та звести до мінімуму ручне введення даних.
5. Розгляньте свій бюджет:
Вибираючи програмне забезпечення, враховуйте свій бюджет і спробуйте знайти рішення, яке відповідає вашим потребам і доступне для вашого бізнесу.
Будьте обережні, порівнюючи пропозиції, і подумайте, чи варті додаткові функції вищої ціни. Безкоштовна пробна версія має бути само собою зрозумілою.
6. Мобільний додаток включає:
Наявність мобільної версії системи управління бізнесом дозволяє вам і вашим співробітникам залишатися на зв'язку і оперативно реагувати в дорозі, незалежно від поточного місцезнаходження та обладнання. Це особливо важливо, коли йдеться про керування гібридними та віддаленими командами та діяльністю.
Майте на увазі, що мобільний додаток має бути простим у використанні та доступним на різних операційних системах.
7. Комплексні функції звітності:
Програмне рішення з комплексними функціями звітності може допомогти малому бізнесу відстежувати та аналізувати ефективність вашого бізнесу, відстежувати ефективність вашої діяльності, проектів і кампаній, щоб ви могли гнучко реагувати на виникаючі ситуації.
В ідеалі програмне забезпечення вашої компанії надасть цінну інформацію про ваші фінансові показники, хід проектів і завдань, потенціал і використання співробітників і багато іншого. Крім того, розширене рішення дозволяє створювати власні графічні звіти та встановлювати різні критерії агрегації та сортування даних.
8. Комунікаційна функція компонентів:
Пошук програмного забезпечення з такими функціями спілкування, як інструменти чату або обмін файлами, може допомогти підприємствам ефективно керувати внутрішніми комунікаціями.
Крім того, пошук програмного забезпечення, яке можна інтегрувати з іншими інструментами спілкування, як-от відеодзвінки, може бути корисним для легкої командної співпраці.
Вже вибрали?
Як власникам малого бізнесу, нам доводиться мати справу з багатьма справами, і часто буває непросто зібрати все разом. Правильне програмне рішення для керування вашим бізнесом може дати вам велику перевагу перед конкурентами. Ви раптово отримаєте огляд - замовлень і завдань і їх термінів, клієнтів і спілкування з ними, грошових потоків і навантаження окремих членів команди. Ви заощадите багато часу, витраченого на повторювані завдання з низькою доданою вартістю. Натомість ви можете зосередити свою енергію на інноваціях і рішеннях, які рухатимуть ваш бізнес вперед.
Автор: Caflou - Все в одній системі управління для малих і середніх компаній
Caflou допоможе вам ефективно управляти всією компанією та її фінансами. Це дозволить відслідковувати грошові потоки та прогнозувати їх подальший розвиток. Ви позбудетеся рутинної роботи, зменшите рівень помилок, покращите командну роботу та підвищите продуктивність компанії. Все в одному місці. З будь-якого місця і за доступною ціною.
